Microsoft Teams är en tjänst som sparar sitt data i Microsofts 365 molnet. Därför beskriver vi här vad man måste tänka på när man använder Teams.

Det är bra att känna till att när externa medlemmar bjuds in till ett Team blir innehållet per automatik allmänna handlingar och kan vid en begäran lämnas ut. Allmänna handlingar kan vara antingen offentliga eller hemliga. Det är ägaren av teamet som ansvarar för att hanteringen av informationen är korrekt. Läs styckena nedan för att få hjälp med hur du ska hantera informationen.

Internt arbetsmaterial (Team med medlemmar från Högskolan Dalarna)

Internt arbetsmaterial som ska delas inom en grupp medarbetare lämpar sig bra att använda i Teams.

När arbetsmaterialet är färdigt och av karaktären allmän handling ska det diarieföras eller föras in i något av högskolans verksamhetssystem.

Ingen information ska slutförvaras/arkiveras i Teams.

Externt arbetsmaterial (Teams med medlemmar från Högskolan Dalarna och externa medlemmar utanför Högskolan Dalarna ex. inom forskning och samverkan)

När externa medlemmar bjuds in till Teams blir innehållet i teamet per automatik allmänna handlingar och vid en begäran kan innehållet efter en sekretessprövning lämnas ut.

Det är en yta för arbetsmaterial. När arbetsmaterialet är färdigt och av karaktären allmän handling ska det diarieföras eller föras in i något av högskolans verksamhetssystem.

Ingen information ska slutförvaras/arkiveras i Teams.

Chattar och konversationer i Teams

Om en chatt eller konversation innehåller information som tillför ett ärende något i sak ska det göras en tjänsteanteckning som diarieförs på ärendet eller så ska informationen föras in i något av högskolans verksamhetssystem.

När externa medlemmar bjuds in till Teams blir chatten och konversationerna per automatik allmänna handlingar och vid en begäran kan innehållet efter en sekretessprövning lämnas ut.

Andra appar i Teams, ex. Forms, Planner, OneNote

Om en app innehåller information som tillför ett ärende något i sak ska det göras en tjänsteanteckning som diarieförs på ärendet eller så ska informationen föras in i något av högskolans verksamhetssystem.

När externa medlemmar bjuds in till Teams blir all information per automatik allmänna handlingar och vid en begäran kan innehållet efter en sekretessprövning lämnas ut

Skyddsvärd och sekretessklassad information (personuppgifter)

Skyddsvärd och sekretessklassad information ska inte hanteras i Teams. Använd istället högskolans verksamhetssystem eller server.

Relaterade dokument

Informationshantering i Office365.pdf (du.se)

Styrdokumentet Regler för lagring av Högskolan Dalarna information: Regler för lagring av digital information (C 2022/936) - Behda

Vid frågor

Har du frågor om informationshantering i Microsoft 365, kontakta support@du.se.